La réussite à long terme d’une transformation des espaces de travail passe nécessairement par l’adhésion des salariés au changement. Si la préparation au changement joue un rôle évident, quel accompagnement a posteriori est nécessaire pour permettre aux salariés de s’adapter et d’adhérer ?
Faire découvrir les espaces
La première étape de l’accompagnement au changement est la découverte des nouveaux locaux, des espaces qui ont été transformés. Cette première approche est particulièrement importante pour les collaborateurs, et ce notamment lors d’un déménagement. L’enjeu est donc essentiel pour les entreprises, qui souvent ritualisent ces moments de découverte par des cérémonies, des ateliers ou des discours. Le but est de donner un sentiment positif aux salariés face à leur nouvel environnement de travail. Hôtesses, repas offerts, prise de parole du président, visites guidées ou même jeux de mise en situation… Nombreuses sont les possibilités offertes par les dirigeants pour familiariser les salariés à ces nouveaux espaces.
Mettre en place des principes de fonctionnement
L’exploration des potentialités et des atouts de l’espace s’accompagne forcément de la découverte de désagréments ou du moins de nécessités. En effet, au fur et à mesure que les salariés évoluent dans le nouvel environnement de travail, leur expérience leur permet de déterminer des principes de fonctionnement en accord avec leurs besoins pour une meilleure appropriation de l’espace. Il s’agit pour les managers de mettre en place certaines règles dès le début, puis de progressivement les modifier, les développer, en incorporer de nouvelles, en fonction de l’expérience des collaborateurs et des contraintes qu’ils décèlent. Ainsi, s’il convient d’établir des principes de fonctionnement, il est important de garder une certaine souplesse pour les faire évoluer dans le temps ou pour laisser les collaborateurs les détourner en fonction de leurs besoins opérationnels.
« On a écrit et développé plein d’autres règles au fur et à mesure qu’on gagnait en expérience. Et donc les règles définitives étaient prêtes six mois après parce qu’elles ont été enrichies, modifiées, etc. »*
Organiser des visites des nouveaux espaces
Certaines entreprises décident d’organiser des visites des nouveaux locaux à l’attention des familles des salariés, de collaborateurs qui travaillent sur d’autres sites, ou même d’autres entreprises. A travers ce genre de visites, les collaborateurs se sentent reconnus, valorisés car leur environnement de travail devient une référence pour d’autres. Toutefois pour que les visites ne perturbent pas le fonctionnement de l’entreprise, elles peuvent par exemple prendre la forme de showrooms, qui permettent d’accueillir du monde et de créer de l’interaction.
* Propos et statistiques tirés de l’étude « Les nouveaux environnements et modes de travail : vecteurs d’engagement des collaborateurs ? ». Troisième publication de l’Observatoire de l’Engagement, co-créé par les sociétés Carewan et Osagan, dans le cadre d’un contrat de recherche avec l’Université Paris-Dauphine.
