Les projets d’évolution des espaces et des modes de travail génèrent beaucoup de tensions dans les entreprises… Quelles actions sont tentées pour réussir, a priori avant même la concrétisation du projet, à manager le changement ?
Communiquer avant le changement
L’objectif premier est de faire comprendre et accepter le changement aux salariés, c’est pourquoi certaines entreprises décident de déployer une vaste campagne de communication pour légitimer ce changement. Il s’agit de « manager » le changement – entièrement déterminé par l’équipe en charge de la transformation – sans brusquer les collaborateurs, en leur expliquant les divers aspects du projet (enjeux, conséquences, avantages, etc.), en tentant de les convaincre. Le but est de rassembler les différents collaborateurs autour de ce même projet, bien que cela ne soit pas toujours évident. Certains dirigeants poussent parfois cet accompagnement encore plus loin, par exemple en individualisant et en personnalisant le message transmis aux collaborateurs.
« En fonction de notre temps de trajet, etc., on a tous reçu une lettre, différente, concernant l’impact que cela avait sur nous. »*
Recueillir les besoins et impliquer
Brainstorming, sondages, études : impliquer les collaborateurs dans le changement nécessite de mettre en place des moyens d’identifier leurs besoins, qui seront à l’origine des transformations. Les entreprises qui adoptent ce mode d’accompagnement ont même parfois recours à des organisations spécialisées pour adapter l’espace à des besoins professionnels. La manière de procéder peut varier, selon les collaborateurs ciblés. Des ateliers peuvent être développés, soit en équipe pour identifier les besoins spécifiques à une fonction, soit au contraire avec des collaborateurs de différents services pour favoriser l’échange croisé d’idées. Plus inclusif, ce mode d’accompagnement témoigne de la reconnaissance que porte l’entreprise aux salariés dans l’élaboration du changement.
« Il faut mettre les futurs occupants au centre du projet, et ce le plus tôt possible. »*
Solliciter et faire participer
Le changement participatif amène salariés et pilotes du projet à travailler ensemble, en coordination avec les architectes, designers et aménageurs d’espaces. Plus impliqués et sollicités, les collaborateurs sont plus enclins à accepter le changement puisqu’ils en sont des acteurs. En faisant intervenir tous les salariés concernés, le changement participatif semble être un moyen efficace de faire l’unanimité sur un projet de réaménagement créé par tous et pour tous.
« Dès le départ ça s’est hyper bien passé, on n’a pas eu tellement de soucis. Mais parce qu’on les a prévenus et qu’on a travaillé avec eux ! »*
Plus ou moins participatifs, les différents modes de management du changement a priori sont autant de manières de préparer les salariés à la nouveauté. Mais une fois le changement réalisé, le travail n’est pas fini : un accompagnement a posteriori s’impose.
* Propos et statistiques tirés de l’étude « Les nouveaux environnements et modes de travail : vecteurs d’engagement des collaborateurs ? ». Troisième publication de l’Observatoire de l’Engagement, co-créé par les sociétés Carewan et Osagan, dans le cadre d’un contrat de recherche avec l’Université Paris-Dauphine.
