Faire évoluer les modes de travail et réaménager les espaces est un défi pour l’entreprise. Si la préparation et l’accompagnement au changement sont les principaux facteurs de succès, 3 acteurs ou population-clé sont déterminants pour réussir la transformation.

 

Les managers, potentiellement les plus récalcitrants au changement

Attitré, plus grand voire isolé, le bureau est souvent considéré comme une source de reconnaissance ou de différenciation. Ainsi, les managers sont potentiellement considérés comme la population la plus récalcitrante au changement dans l’aménagement des espaces de travail. Il semble que la symbolique d’un bureau spécifique selon le niveau hiérarchique soit toujours bien ancrée et peut même conduire à la modification des plans établis.

 

Pour refuser les bureaux partagés ou le flex-office, les dirigeants de haut niveau avancent l’argument de la confidentialité : être souvent au téléphone, gérer des dossiers importants, recevoir des partenaires… Si la raison semble logique, d’autres fonctions dans l’entreprise utilisent les espaces partagés, comme les salles de réunion ou les cabines téléphoniques insonorisées pour des activités toutes aussi confidentielles. Un argument également difficile à soutenir si l’entreprise souhaite développer la transversalité ou essaie de véhiculer l’idée de collégialité.

 

Les nomades dont le lien avec l’entreprise doit être cultivé

Outre la flexibilité, qui consiste à ne plus être systématiquement à son bureau pour travailler, de nombreuses entreprises comptent une part importante de nomades. Des salariés, comme les consultants ou les commerciaux, qui travaillent en dehors des murs de l’entreprise. Une population clé qui nécessite de penser les espaces pour que le temps de présence dans les murs soit plus un moment d’échange qu’un temps de travail technique.

« …Ils passent juste, mais ils passent plus souvent
et ils restent un peu plus longtemps »*

 Certaines entreprises, dont le cœur d’activité se déroule en dehors des murs, jouent sur le design de l’espace et l’animation pour cultiver le lien. Les espaces peuvent prendre la forme de bureaux pour visiteurs en open space ou d’espaces moins classiques comme un loft, une cuisine. L’animation de cette population dans des lieux pensés pour eux est particulièrement importante pour le développement d’une culture d’entreprise commune.

 

Les assistant.e.s, la population-clé à séduire

Facilitatrices ou réfractaires, les assistantes sont la population cruciale dans la façon de penser l’espace et dans le management du changement. Ainsi, certaines entreprises qui font le choix de l’open space sans place attitrée pour l’ensemble de leurs salariés, attribuent un bureau personnel aux assistantes. D’autres entreprises incluent les assistantes dès le début de la réflexion, sur la modification des locaux, dans des groupes de brainstorming. L’objectif est de les faire prendre part au changement dès les phases amont et qu’elles se sentent valorisées par le changement d’espace. Même si elles ne participent pas au projet, les assistantes sont une cible prioritaire de communication pour que leur implication fasse accepter le changement.

 

* Propos et statistiques tirés de l’étude « Les nouveaux environnements et modes de travail : vecteurs d’engagement des collaborateurs ? ». Troisième publication de l’Observatoire de l’Engagement, co-créé par les sociétés Carewan et Osagan, dans le cadre d’un contrat de recherche avec l’Université Paris-Dauphine.